Les commerciaux ou business développeur comme il est aujourd’hui coutume de les appeler suivent les données de leurs clients potentiels et de leurs activités.

Ils suivent les tarifs proposés, le nombre de chambres contractées et le nombre de chambres réellement contractées. Ils peuvent stocker les détails, y compris la quantité d’espace réservé, la durée de la réservation, les dépenses en nourriture et boissons et tout autre accessoire associé au groupe.

Le pourcentage de prospects qui se concrétisent dans les affaires est également important. De nombreux groupes réservent de nouveau avec une certaine fréquence, il est donc important de comprendre l’historique du groupe pour savoir comment vous devriez les traiter à l’avenir.

 

Comment aider les commerciaux d’un hôtel

C’est là qu’il est intéressant de comparer le nombre de chambres ou le chiffre d’affaires qu’ils ont initialement prévu avec ce qui est réellement réalisé. Le groupe n’a peut-être pas été aussi bon qu’il l’a examiné au début de la négociation.

Les groupes passent un contrat pour un nombre de chambres à une date donnée. Les contrats d’entreprise, quant à eux, prévoient des tarifs avantageux pour un certain volume de chambres sur l’ensemble du système hôtelier, au cours du contrat. Cela signifie que vous devez comprendre non seulement le volume des chambres qui seront réservées, mais également où elles seront générées et le schéma typique des réservations grâce à votre outil de gestion.

Par exemple, s’enregistrent-ils généralement le dimanche soir, ce qui est très lent pour un hôtel d’affaires, ou au milieu de la semaine, une période beaucoup plus achalandée ? Quelles villes réservent-ils le plus souvent ? Les caractéristiques du client et le fait qu’il remplit des périodes ou des villes déterminent dans quelle mesure un taux de réduction ou d’autres conditions sont favorables. Il est très important d’avoir accès à autant d’historiques du client que possible pour comprendre comment structurer le contrat lorsqu’il doit être renouvelé. Cela est également utile si vous évaluez un potentiel client qui n’a pas passé de contrat avec vous auparavant, mais qui possède un profil similaire à celui des clients existants.

A ce moment-là, rien de tel qu’un CRM pour suivre et gérer votre activité commerciale.

Étant donné que la force commerciale traite à la fois avec les clients nouveaux et existants, il est important de pouvoir segmenter les prospects pour les classer dans des groupes aux caractéristiques communes et de comprendre les modèles de réservation de ces segments. Cela aide à évaluer un nouveau groupe, car vous pouvez utiliser le comportement de vos clients existants et appartenant à un segment donné pour prédire le comportement du nouveau groupe. Les équipes de vente sont souvent organisées en segments, tous les responsables commerciaux du segment essayant de réserver le même espace.

Une fois que vous avez compris les modèles de réservation, vous pouvez libérer l’espace disponible réservé aux réunions lorsque la fenêtre de réservation s’est écoulée ou savoir quand ouvrir des dates pour les vendre à des groupes locaux.

Exemple de gestion des revenus des espaces de réception dans un hôtel.

L’équipe était divisée en conventions, mariages, réunions et activités de loisirs. Lorsqu’il a été analysé la courbe des réservations, il était devenu très évident de savoir combien de temps à l’avance les mariages et les conventions avaient été réservés. L’équipe a longtemps réservé de la place pour ces segments au-delà de cette deadline, dans l’espoir d’obtenir une réservation, car ces groupes étaient très rentables. Cependant, d’autres événements risquaient d’être rejetés au cours de cette période. La première chose que l’équipe a faite après la présentation des résultats a été de repenser la manière dont ils ont tenu l’espace par segments.

Examiner les données externes lors de l’évaluation des performances commerciales.

Étant donné que les délais de réservation sont si longs pour les ventes dans l’hôtellerie, il est très utile d’avoir une image des conditions économiques. Cela aide à prévoir si et dans quelle mesure les taux de marge vont probablement augmenter pendant les quelques années à venir jusqu’aux dates d’arrivée réelles du groupe.

Cela implique de comprendre les facteurs macro et microéconomiques, y compris les performances régionales et locales ainsi que la dynamique du secteur.

Les affaires de groupe ont tendance à être organisées par un planificateur de réunions. Pour certaines entreprises clientes, ce planificateur de réunion unique peut générer des centaines de milliers de dollars ou plus pour un hôtel. Comprendre les besoins et les préférences des clients et entretenir une relation avec le planificateur de réunions est essentiel pour que les équipes de vente puissent générer des revenus et des bénéfices à long terme.

Cela confirme l’importance des ventes sur carnet d’adresses que j’ai mentionnées dans notre précédent article sur l’analyse des données commerciales dans l’hôtellerie.

Quelles sont les sources de données émergentes

Les nouvelles données sur les ventes comprennent certains éléments qui intéressent d’autres fonctions dans l’organisation d’un hôtel.

La réputation est importante pour les ventes, car les planificateurs de réunions et les négociateurs d’entreprise se penchent également sur la question. Les équipes de vente ont désormais accès à des données prospectives sur la demande, qui peuvent les aider à comparer leur résultat à la performance du marché.

De nombreux planificateurs de réunions se sont également intéressés aux indicateurs de durabilité.

Les hôtels doivent donc réfléchir au suivi et à la création de rapports sur les indicateurs associés à leurs initiatives écologiques.

Les données de localisation issues du suivi mobile pourraient également être très utiles pour les organisations commerciales.

Comprendre les dépenses accessoires associées à certains groupes est une mesure de leur rentabilité potentielle. Cela inclut le fait de savoir si les participants utiliseront d’autres services proposés par l’hôtel, comme un spa ou des restaurants, séparément de la réservation standard de chambres. Le suivi de leurs déplacements dans l’hôtel, et éventuellement dans la région, aidera les responsables des ventes à comprendre le potentiel de revenus accessoires associés à chaque groupe ou à chaque segment.

Analyse avancée pour les ventes

Malgré l’art associé à la fonction de vente, il reste encore beaucoup à faire pour appliquer des analyses avancées. Les négociations de vente peuvent prendre beaucoup de temps pour les hôtels. Les clients apprécient la réactivité. Toute analyse qui simplifie le processus, aide à la prise de décision et aide les ventes à prendre plus rapidement des décisions plus rentables serait très utile à cette fonction.

Analyses statistiques

L’analyse statistique peut être utilisée pour prédire la confirmation d’un groupe (le nombre de pièces réellement réservées par rapport au montant du contrat). L’analyse statistique permet d’évaluer les modèles de séjour les plus rentables pour les groupes et les composants d’une fonction fortement associés aux bénéfices.

L’analyse statistique est également utile pour évaluer les affaires contractuelles. À l’aide de modèles statistiques, l’équipe des ventes peut analyser les performances passées du client et les faire correspondre aux conditions d’exploitation actuelles et prévues, pour déterminer si ce client était rentable pour l’hôtel. Il peut identifier les secteurs de besoin et les modèles saisonniers et les comparer au comportement d’un contrat d’entreprise spécifique. Pendant la durée du contrat, l’analyse statistique peut utiliser les tendances des réservations pour déterminer si l’entreprise sous contrat se comporte comme prévu, conformément aux conditions contractuelles ou si elle ne réalise pas les objectifs attendus. Les équipes commerciales peuvent ensuite prendre les mesures appropriées pour travailler avec les contacts du client ou utiliser ces informations lors de la prochaine négociation.

Prévision et anticipation des ventes

Les commerciaux de l’hôtellerie gardent toujours un œil sur les prévisions. Comme ils sont incités à travailler une certaine quantité de demandes, les commerciaux suivent de près les prévisions d’activité qu’ils prévoient de générer. Cette prévision est reportée au niveau de l’entreprise. Compte tenu des longs délais de prise de décision pour une vente ferme, une prévision robuste avec une vision à long terme est assez importante pour présenter la bonne image de la demande. La prévision sera toujours une combinaison de modélisation prédictive et d’avis d’experts, mais elle doit être ancrée sur la performance commerciale de l’hôtel.

Comme je l’ai mentionné précédemment, les représentants de la fonction commerciale doivent surveiller de près les conditions économiques à long terme qui pourraient avoir une incidence sur les groupes qui ont réservé avec un délai plus long.

Ils doivent négocier des tarifs qui devraient être une bonne affaire pour le client, mais qui sont également alignés sur le potentiel du marché. Les prévisions peuvent également aider les commerciaux à comprendre où se trouvent des périodes ou des localisations moins dynamiques dans le portefeuille, ainsi que dans quels domaines ils peuvent être plus agressifs en matière de tarification.

La demande d’activités de groupe, comprenant des espaces de réception, doit être anticipée au niveau de l’hôtel. Il est délicat de prévoir la demande d’espaces de réunion, étant donné la dépendance entre les salles et la capacité, mais c’est un facteur important pour comprendre la valeur de l’espace, ainsi que le moment où il doit être vendu.

La prévision peut également être utilisée lors des négociations contractuelles.

Sur la base des performances précédentes, les performances futures attendues d’un client sous contrat peuvent être réévaluées. Ceci peut être comparé à la performance globale attendue de l’hôtel pour voir si le client augmentera la rentabilité globale ou déplacera une autre demande. Le client apportera également sa propre prévision, il peut donc être utile de comparer ses attentes en matière de performance avec celles de l’hôtel.

Comment améliorer la fonction commerciale d’un hôtel

Prendre les bonnes décisions concernant les activités de groupe et le tarif à offrir aux prix négociés implique de comprendre toutes les caractéristiques de la demande, de prévoir les conditions économiques dans le futur et de prévoir le comportement de ce groupe quand il commencera à réserver.

Pour moi, l’opportunité la plus intéressante en ce qui concerne la fonction vente consiste à déterminer comment rendre l’analyse utile et exploitable pour le commercial.

Déterminer quelle information est la plus utile pour le vendeur quand il aborde ces négociations compliquées, et comment cette information devrait être transmise aux vendeurs.

Si les données étaient disponibles sur une plate-forme de visualisation de données intégrée et flexible, les équipes commerciales pourraient probablement y accéder plus rapidement, ce qui serait un avantage.

Donner des conseils en ressources de vente expérimentée trop restrictifs, par exemple, appliquer un plan tarifaire ou les obliger à vérifier auprès de la gestion des revenus, limite leur capacité à conclure une transaction. Toutefois, certaines indications, telles qu’un taux plancher, pourraient être des informations très utiles pour garantir la rentabilité de la transaction de groupe pour l’hôtel.

De toute évidence, le marketing, les ventes et la gestion des revenus sont des fonctions étroitement liées qui doivent rester en communication étroite.