Etude de cas sur le pilotage des données avec Excel

Chez Opéra Conseil, l’exploitation des données fait partie de notre ADN. Depuis toujours nous accompagnons nos clients dans leur pilotage par la data. Pour bien comprendre comment il est possible d’utiliser Excel dans l’analyse de donnés, le plus simple serait de vous présenter les résultats apportés.

Chez l’un de nos clients plus particulièrement, la qualité des demandes émises par les fournisseurs ou les acheteurs dépend de la fiabilité des données intégrées quotidiennement dans leur base de données « TERADATA ».

La réglementation en vigueur, impose que les données soient contrôlées quotidiennement.

Cependant, l’exécution de ces contrôles immobilise un certain nombre de gestionnaires. C’est dans cette optique que le département Supply Chain du client envisage d’optimiser et d’automatiser le processus de contrôle et réduire la charge de travail pour ses gestionnaires.

La mission que nous avons réalisé

  • dans un premier temps notre travail à consisté à étudier le modèle de données (les relations entre les données). Cela a permis de mieux appréhender les données et de comprendre en détails le fonctionnement de la Supply Chain.
  • dans un second temps, grâce à l’étude des données, notre mission a été de créé des indicateurs clés de performances (KPIs) comme Volumétrie des produits à codifier en cours total, le reste à faire, le % avancement et % tarifs manquants ou en retard, qui ont permis de créer le modèle d’automatisation.

Les données utilisées dans le cadre de cette mission étaient issues de fichiers Excel avec des formules et des macros utilisés par les fournisseurs et les acheteurs.

Le contexte métier

La figure ci-dessous représente le fonctionnement global d’une partie de la Supply Chain :

Les données sont stockées sur le réseau sous des formats différents .xls/ .xlsx/ .xlsm.

L’utilisation de ce type de fichier présente de réels avantages pour tous les utilisateurs, y compris pour les moins avertis, car très rapide à mettre en place et très simple d’utilisation. On reconnaît en outre à ce logiciel des caractéristiques particulières qui le démarquent considérablement de la concurrence :

  • Toutes les données sur une seule page : avec Excel, pas besoin de changer de page pendant le travail, car toutes les informations nécessaires sont contenues sur la même page, ce qui facilite ainsi son utilisation.
  • Aucun coût supplémentaire : contrairement à d’autres logiciels de calcul qui nécessitent l’achat d’une licence d’utilisation, Excel est généralement fourni avec une seule licence Office.
  • Très flexible : il est possible avec Excel de moduler à souhait la forme et le contenu, à travers ses colonnes, lignes, feuilles de calcul qui offrent d’énormes possibilités.
  • Gestion souple : Il est ainsi plus aisé notamment de fusionner les données, effectuer des calculs, déplacer des données d’une colonne vers une autre…

Le logiciel Excel

  • effectue automatiquement les calculs
  • génère automatiquement les documents dont les entreprises ont besoins
  • réalise en automatique des notifications par emails
  • met en avant d’un point de vue ergonomie les informations les plus pertinentes

*Source : https://fr.organilog.com/1190-avantages-limites-fichier-excel-au-travail/

Quelque exemples de Dashboard réalisés avec EXCEL

Déroulement global d’un projet :

Reporting 1 : Diagramme de Gantt, il s’agit d’une représentation d’un graphe connexe et orienté, qui permet de représenter graphiquement l’avancement du projet.

Reporting 2 (à gauche) : Représentation des nombres de jours par tâches à l’aide d’un histogramme.

Reporting 3 (à droite) : Représentation du statut des tâches à l’aide d’un camembert.

 

Reporting 4 : Représentation du budget Projeté et Réel du projet à l’aide d’un air en 3D.

Reporting 5 : Représentation des risques depuis le plus élevé au moins élevé avec un histogramme.

 

Tableau 6 : représente d’un tableau où on insère des données qui sont intégrées directement dans des tableaux d’une autre feuille.