*** Étapes

  • Consulter sa messagerie en batch à heure fixes. Une interruption pour consulter un message nécessite environ 1mn pour revenir à l’action précédente. En cas d’urgence le demandeur peut utiliser le téléphone ou la messagerie instantanée
  • Se désabonner des messages inutiles en utilisant les filtres automatiques de tri
  • Répondre rapidement aux messages ne nécessitant pas plus de 2 à 3 minutes de travail et convertir les autres en actions futures
  • Archiver automatiquement les messages à conserver et mettre les autres dans un dossier spécifique d’attente qui laissera les messages devenir obsolètes

*** Conseils

  • Éviter la mise en copie : les destinataires des messages sont des personnes devant impérativement agir ou donner leur avis
  • Pour partager une information la mettre à disposition sans la pousser) dans des dossiers spécifiques accessibles en flux « tirés » aux personnes concernées 
  • Définir quelques règles de rédaction : titres précis, actions et responsables associés clairs, courtoisie, pas de réponse « à chaud »