L’importance de la visualisation du suivi des tâches tout au long de leur cycle de vie est un acquis pour une grande majorité des équipes IT. Ainsi on voit la simple idée se réaliser. Pourtant lorsqu’il s’agit de mettre en place un Kanban les équipes en arrivent toujours à la même question : Kanban physique ou Kanban digital ?
Qu ‘est-ce que le Kanban board ou Kanban de gestion de projet ?
Reprenons par les bases. Le Kanban est un système de visualisation des processus qui est d’une grande utilité pour les équipes. Il permet de dire quoi produire, quand le produire et à quelle quantité. Ca ne vous rappelle rien ? Évidemment que si, le fameux système Toyota en mode lean management.
La question qui persiste dans les entreprises aujourd’hui est de savoir vers quel format de kanban se tourner pour gagner en efficacité. Devez-vous opter pour le kanban digital ou physique ?
Les avantages du Kanban digital
- Plus de problème d’espace : être en phase avec les dernières technologies en passant par une solution logicielle prodigue en théorie un espace d’affichage illimité : pas besoin de pousser les murs pour coller de nouveau post-it. Il ne s’agit que d’une théorie puisqu’au final la taille des écrans reste limitante.
- Plus de perte de temps : ce type de Kanban est rapide à mettre en place, mais en plus il assure des statuts en temps réels à tous les membres de l’équipe même dans le cas où celle-ci est distribuée.
- Plus de dispersion des données : Toutes les informations sont stockées au même endroit et sont en interaction avec les autres outils (ex : lien direct avec les changements de code). À tout moment un ticket peut être recherché et cela reste vrai à la fin du cycle de vie ou à la fin du projet. La capitalisation est alors encouragée. L’ensemble de ces données permet la construction de métriques automatiques et d’un historique de la performance.
- Une meilleure sécurité : les informations sensibles ne sont pas à la vue de tous.
- Un management renforcé : enfin, un Kanban digital favorise le management actif grâce aux diverses notifications mises en place.
Les avantages du Kanban physique
Ce mode est utilisé depuis sa création dans les années 50. C’est donc possible de l’utiliser avec succès.
- Une visibilité constante : un kanban physique permet à tout un chacun de visualiser ce qui est fait et reste à faire.
- Une bonne implication des équipes : ce lieu coloré, fun et créatif a un réel impact sur la culture de l’équipe.
- Favorise les échanges et la collaboration : un Kanban physique encourage la communication et les discussions entre les membres de l’équipe qui ont besoin de se lever pour mettre à jour leur tâche. Il donne, de plus, un lieu de conversation et de réflexion, notamment lors des Stand Up Meeting.
En revanche, difficile à maintenir, il peut vite devenir désordonné.
Un exemple de kanban digital et physique
Convaincus de l’importance du Kanban physique et des avantages du Kanban digital, nous avons fait des expérimentations pour travailler avec les deux.
Test 1 : Deux Kanbans différents.
Le kanban physique ne devait alors n’être que temporaire et avait plus de colonnes pour favoriser le respect du processus établi.
Test 2 : Deux Kanbans avec les mêmes colonnes.
L’objectif était alors de maintenir un management visuel.
Dans les deux cas, nous avons fait face à un souci de rigueur et de discipline de mise à jour des tickets. Si bien que la plupart du temps l’avancement se faisait de plusieurs cases d’un coup. Soit, car les étapes étaient trop fines (Test 1) soit, car il semblait plus facile de mettre à jour un tableau numérique (Test2). En effet, la version digitale de notre Kanban se mettait à jour plus mécaniquement, car les tickets étaient liés aux spécifications, au code, aux revues de code, aux tests et anomalies. Et comme un Kanban non à jour devient tout simplement inutile, après ces deux essais, nous avons décidé de garder uniquement la version digitale. En effet travaillant avec d’autres équipes dans une autre ville l’argument de communication intersite a été retenu. Ainsi notre Kanban digital fut affiché sur un écran géant au milieu de notre espace de travail et nous faisions les Stand Up Meeting devant. De plus, afin de conserver le maniement visuel, nous utilisions nos murs afin de communiquer sur les prochains sujets de discussion en weekly meetings, sur les prochains gros sujets en cours de cadrage, sur les dates clefs.
Et vous, avez-vous réussi à maintenir un kanban physique dans un contexte d’équipe distribuée ?
