Retour d’experience sur l’utilisation de SharePoint comme GED et BPM

Vous connaissez probablement la suite office 365 du célèbre éditeur de logiciel américain Microsoft. Tout le monde connaît aujourd’hui ses outils : Word, Excel, Powerpoint… Mais quelles sont les personnes capables de les exploiter totalement dans son quotidien de travail ? Posez la question à vos collègues et vous vous rendrez rapidement compte qu’un outil comme Excel n’est exploité qu’à 5 à 10% de ses capacités réelles. Alors imaginez ce qu’il en est de l’outil Sharepoint et consort qui font également parties des solutions Office 365…

Ce que l’on connaît de Office 365

Office365 se propage dans toutes les entreprises. Avec lui, de nombreux d’outils collaboratifs se déploient. Nous entendons de plus en plus parler de Teams, Planner, OneDrive, OneNote, Yammer, SharePoint, … Tous ces outils permettent de gérer et de partager du contenu, des connaissances au sein d’une organisation de n’importe où, de manière fiable et sécurisée.

A quoi sert SharePoint ?

Nous avons décidé de nous intéresser plus particulièrement à SharePoint qui est référencé dans bon nombre d’entreprises comme outil de GED (gestionnaire électronique de documents).

Il permet de partager au sein d’une société du contenu, de constituer une base de recherche de documents et de statistiques, de centraliser et sécuriser les informations essentielles. En sommes, de nombreuses fonctionnalités utiles à toutes les entreprises.

Mais, SharePoint peut rendre de nombreux autres services auxquels nous ne pensons pas forcément.

La force de Sharepoint pour automatiser vos processus

La gestion des processus d’entreprise permet d’identifier les différents processus, les rationaliser, les rendre plus efficaces et finalement réduire les coûts de production.

SharePoint, associé à SharePoint Designer et InfoPath (outils gratuits de la suite office365) peut rapidement et à moindre coût être utilisé pour construire de petites applications très utiles dans certains services.

L’exemple de SharePoint pour un service de ressources humaines

Pour un service de RH, par exemple, il est très simple et très rapide (en une dizaine de jours) de mettre en place une application de :

  • Gestion de notes de frais
  • Gestion des demandes de congés
  • Gestion des entretiens annuels
  • Gestion d’entretiens professionnels
  • Demande d’acompte
  • ….

L’exemple de SharePoint pour un service informatique

Pour un service informatique, ce peut être :

  • Gestion de fiche projet
  • Gestion des demandes de changements
  • Gestion d’achat de matériel …

La solution Sharepoint permet aux entreprises de fiabiliser et d’automatiser leurs processus d’affaires afin de gagner en efficacité opérationnelle. De plus, elle permet de gérer de manière fine la qualité afin de faciliter la traçabilité des procédés et leurs mises en  conformité.

SharePoint peut être utilisé pour gérer nombre de processus et leurs données conjugués à des niveaux de validations différents. Il permet également de gérer des formulaires personnalisés, au plus près des besoins des clients.

Nous en comprenons d’autant plus l’utilité, qu’aujourd’hui, les demandeurs et les décideurs ne sont plus nécessairement sur un même site, dans une même ville ou dans un même pays. De fait, l’automatisation des processus apporte un ROI rapide et important.

La gestion avancée des droits d’accès permet en outre de protéger les données sensibles et de ne partager des documents qu’avec des personnes autorisées à voir ces documents.

C’est quoi déjà les processus métiers de l’entreprise ?

Une entreprise c’est …

schema entreprise

 

Des Hommes qui jouent des Rôles…

Chaque Homme joue au moins un Rôle au sein de l’entreprise. Il a parfois plusieurs casquettes.

rôles hommes

Des Hommes qui effectuent des Tâches…

Chaque Tâche dans l’entreprise est menée à bien par l’Homme possédant le Rôle adéquat.

taches hommes

Des Hommes qui échangent des Documents…

Les Hommes ont besoins de Documents pour réaliser ces Tâches.

A l’issue de la Tâche, d’autres documents sont produits

echange hommes

Des Hommes qui respectent une logique d’Organisation…

La logique d’Organisation permet de définir précisément

  • quand et comment quelle Tâche doit être exécutée ?
  • par quel Rôle échu à quel Homme ?
  • Avec quels Documents ?

logique organisation

Les bénéfices de la gestion des processus d’entreprise

La gestion automatique des processus (BPM) crée de la valeur pour l’entreprise en améliorant la performance, la productivité, l’efficacité du personnel et la qualité du service au client.

Les bénéfices engendrés par le BPM sont multiples et dépendent de la nature des processus modélisés.

  1. Rentabilité

Réduire les délais de réalisation, d’accélérer les prises de décision, d’optimiser les coûts et donc de maximiser l’efficacité et les résultats de l’entreprise.

  1. Performance

L’ économie actuelle vise à faire toujours plus avec moins de ressources. Les principes du BPM favorisent l’amélioration de la productivité.

  1. Traçabilité

Le suivi d’avancement (qui ? quoi ? quand ? comment ? pourquoi ?…) est facilité par la mise en place d’indicateurs de suivi et permet de remonter immédiatement toutes problématiques identifiées.

  1. Agilité

L’ identification et la correction des dysfonctionnements rencontrés sont des enjeux majeurs du BPM. La capacité à adapter en temps réel les processus selon les contraintes et les exceptions identifiées génère une agilité nouvelle.

Comment améliorer sa performance ?

Vous l’avez certainement compris en lisant cet article, pour améliorer vos performances, pensez à SharePoint d’une autre manière et construisez des applications à l’image de votre société sans coûts extravagants.

Si vous comprenez l’intérêt de cet outil, Opéra Conseil peut vous accompagner dans sa mise en œuvre

Nos atouts

Nous ne sommes pas que des développeurs d’applications collaboratives, nous avons réalisé ces processus pour plusieurs clients et maîtrisons le métier (les processus et données).

Cette maîtrise permet d’avoir des solutions extrêmement rapidement 50% de charges en moins de développement mais également pour le client de 30 à 50% de charges de fonctionnement en moins pour définir ses besoins et contrôler nos réalisations.

En moyenne en 3 à 10 jours nous étudions vos spécificités et réalisons un processus.

(3 jours pour les notes de frais, 10 jours pour fiches entretiens annuels et professionnels avec un 15aine de listes paramétrables, un workflow à 2 ou 3 niveaux, en Français et Anglais …)